皆さん、こんにちは。古川康介と申します。
私は今、千葉県松戸市の自宅から、PCを使ったメールオペレーターの仕事で、家族四人の生活をしっかり支えています。妻と二人の娘たち、賑やかな毎日を過ごせていて、本当にありがたいことだと感じますね。
今からちょうど2年前のことになりますが、私は15年間続けてきた🚚配送ドライバーの仕事を、ヘルニアが悪化して続けられなくなり、辞めざるを得ませんでした。毎日毎日、トラックのハンドルを握り、重たい荷物を📦運ぶ日々。正直なところ、身体にはかなりの負担がかかっていたのは事実です。仕事を辞めた直後は、「この先どうやって家族を養っていけばいいんだ…」と、本当に頭を抱えて途方に暮れましたよ。その頃の私にとって、パソコンと言えば、せいぜいメールチェックをするか、簡単なニュースサイトを見るくらいのものでしたからね。
でも、運よく在宅でできるPC作業、中でもメールオペレーターの仕事と巡り合うことができました。未経験OKという求人を見つけて、これはもう飛び込んでみるしかない！という感じでしたね。最初はもう、戸惑いの連続でしたよ。キーボードを打つ指は全然スムーズじゃないし、大事なファイルをどこに保存したか分からなくなって冷や汗をかくことは日常茶飯事でした。しかし、こんな私のような元トラック野郎でも、今ではこうして安定して仕事ができているんです。
今日は、当時の私と同じように、「PC作業やメールオペレーターの仕事に未経験から挑戦してみたい」「正直、パソコン操作には全然自信がない」という気持ちを抱えている皆さんに、私が実際に体験した「あの時、本当に困ったな…」という出来事と、それをどうやって解決してきたのかを、私の生活感を交えつつ、でも仕事のプロとして、正直にお話ししたいと思います。決して偉そうなことは言いませんから、どうぞ肩の力を抜いてお付き合いください。
PC作業、まず「タイピング」でつまずく方が本当に多いみたいですね。ぶっちゃけ、私もそうでしたから、気持ちは痛いほど分かります。
パソコン仕事の基本中の基本と言ったら、やっぱりタイピングでしょう。今でこそそこそこ速く打てる私ですが、最初の頃なんて、それはもうひどいものでした。画面とキーボードを交互に見ながら、人差し指でカチカチと打っていく、いわゆる「一本指打法」からのスタートでしたからね。
初めての研修で言われたんですよ。「まずは最低限、ブラインドタッチが身につくと、仕事の効率が劇的に変わりますよ」って。正直、かなり焦りましたね。周りの同期の方々、特に主婦の方は皆さん、サクサクと軽快にキーボードを叩いているように見えましたから。
私が実践したのは、とにかく毎日、時間を決めて15分、タイピング練習ソフトを使うことでした。今なら無料で試せるサイトもたくさんあります。それと、実際のメールを打つ仕事中も、常に意識してホームポジションに指を置いて練習していました。最初は本当に遅くて、「これ、納期に間に合うのか！？」とヒヤヒヤする毎日でしたね。でも、そんな日々を続けてきて、先月の火曜日のことです。朝から集中してメール対応をこなしていたら、普段なら夕方までかかるような業務を、午前中のうちにほとんど片付けられたんです。これはもう、地道な努力が実を結んだ瞬間だと、心底思いましたね。
それから、文字の変換がおかしい時も、本当に困りものでした。「え？なんでここで、この漢字が出てくるんだ？」って、独り言をよく言っていましたね。これ、よくあるのが、入力モードが「ひらがな」になっていなかったり、意図しない辞書設定がされているケースなんです。そういう時は、日本語入力ソフト（IME）の設定を確認してみるといいですよ。Windowsなら、画面右下のタスクバーに表示されている「A」とか「あ」を右クリックすると、設定画面にたどり着けます。あと、半角/全角の切り替えは「半角/全角」キーか、「Alt」キーと「~」(チルダ)キーの同時押しで切り替えるのが一般的ですね。これも最初、ごちゃごちゃになって混乱しましたっけ。
「ファイルの海」で遭難しないための、私の知恵袋📦
メールオペレーターの仕事をしていると、クライアントからの資料を受け取ったり、自分が作ったデータを送ったりと、ファイルを扱う機会がめちゃくちゃ多いんです。これがまた、新人の頃の私にとっては、毎回のように「遭難」の原因になっていました。
「あれ？さっき保存したファイル、どこへ消えた！？」なんて、パソコンの画面に向かって、思わず声を荒げそうになったこと、もう数えきれないくらいあります。今から1年半前になりますが、初めて大規模なデータ入力の案件を任された時があったんです。膨大な顧客リストを何十個ものファイルに分けて保存したんですが、その時、適当なフォルダにポンポン放り込んでしまって。後から特定のデータを探すのに、午前中いっぱいもかかってしまって、本当に参りました。時給1,200円の仕事でしたから、その日は実質半分くらい時間を無駄にした計算になります。これは、本当に苦い経験でしたね。
この時の解決策は、本当にシンプルなんですけど、とにかく「保存場所を最初に決めておくこと」と「ファイルに分かりやすい名前をつけること」の二つに尽きます。
例えば、うちの場合はこんなルールでやっています。
・デスクトップに「作業フォルダ」という親フォルダを作る。
・その中に「案件名_日付」といった感じで、案件ごとのフォルダを作る。
・ファイル名には「資料名_顧客名_バージョン」みたいに、中身がすぐにわかる具体的な情報を入れる。
こうやって自分なりのルールを決めておけば、もうファイルがどこかへ迷子になることは、まずなくなりますね。
それから、これは声を大にして言いたいのですが、「Ctrl + S」で、こまめに保存する習慣をつけましょう。せっかく時間をかけて作ったデータが、パソコンのフリーズで一瞬にして消え去った時のあの絶望感は、一度でも経験した人なら、きっと分かってもらえるはずです。あれは本当に、心がポキッと折れちゃいますからね。
もし万が一、ファイルが見つからなくなってしまっても、慌てないでください。「Windows」キーを押しながら「S」キーを押すと、検索窓が出てくるので、ファイル名の一部を入力してみるのがおすすめです。たいていの場合は、そこから見つかります。あと、コピー＆ペースト（「Ctrl + C」でコピー、「Ctrl + V」で貼り付け）は、本当に頻繁に使う操作なので、指が勝手に動くくらい練習しておくと、驚くほど仕事のスピードが上がりますよ。
ブラウザのタブが、もうカオス状態？ブックマークを使いこなしましょう！
インターネットブラウザも、私たちメールオペレーターにとっては、なくてはならないツールのひとつです。クライアントさんのサイトを確認したり、必要な情報を調べたりと、もう色々なページを開くことになりますからね。
最初の頃の私のブラウザなんて、タブが20個も30個も開きっぱなしで、もうどこに何があるのか全く分からない状態でした。まるで、配送🚚トラックの荷台に、何の仕分けもせずに荷物を📦放り込んだようなぐちゃぐちゃな状態ですよ。これじゃあ、仕事の効率が悪いのも当然ですよね。
これを解決するために私がやったのは、「ブックマークを上手に使うこと」と「もう必要ないタブは、こまめに閉じる習慣をつけること」でした。
頻繁にアクセスするサイトや、よく参照する資料のURLは、必ずブックマークに登録しておくのがおすすめです。ブラウザのアドレスバーにある星マーク（☆）をクリックするだけで、簡単に登録できますからね。さらに、ブックマークをフォルダ分けしておくと、もっと使い勝手が良くなります。うちの場合だと、「クライアントA」「日々のツール」「いつも見る資料」といった具合にフォルダを作って、きちんと整理していますよ。
定期的にブラウザのキャッシュをクリアすることも、実はすごく大事なんです。キャッシュというのは、ウェブサイトの表示を少しでも速くするために、一時的にパソコンに保存されるデータのことです。でも、これが溜まりすぎると、ブラウザの動きが重くなったり、古い情報がなぜか表示されちゃったりすることがあるんですよね。これもブラウザの設定画面から簡単にできます。具体的にどうすればいいか分からなければ、使っている「ブラウザ名 キャッシュクリア」と検索すれば、すぐにやり方が見つかりますから、試してみてください。
メールソフトを攻略すれば、あなたもベテランの仲間入り、間違いなしです！
メールオペレーターの仕事をする上で、メールソフトの使いこなしは、もはや必須スキルと言ってもいいでしょう。
添付ファイルをつけ忘れてしまったり、宛先を間違えて送ってしまったり、定型文の活用がなかなかうまくいかなかったり…私も本当に色々な失敗を重ねて、そこからたくさんのことを学んできました。例えば、今から2年前のことになりますが、初めて添付ファイルを送る業務があったんです。その時、何を血迷ったのか、全く関係のないプライベートの写真を添付しそうになったことがありました。寸前で自分で気づいて事なきを得ましたが、あの時の背筋がゾッとした感覚は、今でも鮮明に覚えていますね。
なので、添付ファイルは、送る前に必ず中身をしっかり確認する習慣をつけましょうね。それから、宛先（To）、CC（Carbon Copy）、BCC（Blind Carbon Copy）の使い分けも、本当に重要になってきます。Toは、そのメールの主な相手、CCは「この人にも情報を見ておいてほしいな」という人、そしてBCCは、メールを送る相手にはアドレスを知られずに、他の人に情報共有したい時に使います。特に複数の人に一斉にメールを送る場合などは、BCCの活用はかなり気をつけたいところです。
それと、頻繁に送ることになる内容のメールは、「定型文」や「テンプレート」として保存しておくのが絶対おすすめです。これだけで、仕事の効率がグンと上がりますから。OutlookやGmailなど、ほとんどのメールソフトには、こういった機能がちゃんと備わっていますよ。例えば、先月私が担当していた、とある問い合わせ対応の仕事では、なんと約8割のメールを、定型文の組み合わせで対応することができました。おかげで、娘たちと触れ合う時間も、しっかり確保できています。
ショートカットキーは、まさに「隠れたチート技」ですよ！
最後に、私が皆さんにとにかく声を大にして伝えたいのが、この「ショートカットキーの活用」です。これ、本当にすごいんです。知っているか知らないかで、PC作業の効率は、正直、天と地ほどの差が出てきますから。
代表的なものだと、先ほども少しお話しした「Ctrl + C」（コピー）と「Ctrl + V」（貼り付け）、それから「Ctrl + S」（保存）ですよね。これだけでもかなり違います。その他にも「Ctrl + Z」（元に戻す）は、うっかり何かを消してしまったり、変な操作をしてしまったりした時に、もう神がかった力を発揮してくれます。私も何度
