よう、俺、加納リョウ！東京は渋谷で23年、バリバリ生きてるぜ！基本は夜型、サブカル漁りまくり、元々は音楽畑の人間だったりする。最近はメルオペで、自由時間をガッツリ確保してるってワケだ。んで、今日マジで話したいのはさ、みんなが「PC作業とかメール対応とか、なんか難しそう…」ってビビってる気持ち、すげぇわかるんだよな。でも、マジで心配いらねぇって話！特に、未経験でもPCメール対応を爆速でこなす「定型文」のヤバさを、今日はとことん伝えたいね。これ、知ってるか知らないかで、PC作業の快適度がマジで天と地ほど違うから、最後まで聞いとけよ！🎧
「メール対応」ってワード聞いた瞬間、なんかもうカタい文章をイチから頭ひねってさ、ミスがないか何回もチェックして…みたいなイメージ、あるっしょ？俺も最初、完全にそうだったんだよ。音楽学校でDTMやってたからPC自体は得意だったけど、お客さん相手にメールでやり取りなんて、マジで経験なかったしね。でも、メルオペ始めてみたら、もう全然違うの！ぶっちゃけ、定型文がマジで最高すぎてビビるんだよね。
定型文ってのは、マジでざっくり言うと「よく使う文章のテンプレート」のことなんだ。挨拶から本文、締めの言葉まで、もうあらかじめパターン作っておく、そんな感じ。で、お客さんからのメール内容に合わせて、そのパターンをサッとチョイスして、あとはちょっとだけ編集して返す。たったこれだけで、毎回ゼロから文章考える手間がゼロ！マジで爆速なんだよ！💥
俺が定型文の偉大さにマジで気づいたのは、実はメルオペ始める、もっと前の話なんだ。渋谷のライブハウスで、ブッキングとか運営のバイトしてた時がきっかけ。ちょうど2年前の春ごろ、出演バンドへの連絡とか、イベント告知のメールを送りまくってた時期があったんだよね。あの頃はマジでヤバかった。毎週末8組とか出演バンドがいて、しかも告知内容も細かいとこまで違ったから、もうメール打つのが鬼しんどかったの。夜中までひたすらメール画面とにらめっこして、最初は全部手打ちしてたから、ミスも頻繁だったし、時間もハンパなくかかってたんだよな。
それでさ、ある日、先輩スタッフがすごい量のメールをマジで一瞬でさばいてるのを見て、「え、何それ！？」って、俺、ガチで固まったんだよな。そしたら先輩、ニヤッとしながら「これ、テンプレ使ってんの」ってひと言。見せてもらったら、ワードかなんかに「出演確認：〇月〇日（〇）〇〇ライブ」とか「機材リスト提出のお願い」とか、パターン別に文章が保存されてるのを発見！お客さんのバンド名とか日付だけちょこっと変えて、あとはポンと送ってたんだ。マジで目からウロコどころか、目の前にUFO現れたくらいの衝撃だったね。👽
俺、DTMでフレーズとか音源をループさせたり、使い回したりするのガチで得意だったからさ。「これ、音楽制作のループ素材と一緒じゃん！」って、もう完全にビビッと閃いたわけ！🔥 それから速攻で自分でもメールテンプレを作りまくったんだ。挨拶、詳細確認、リマインド、お礼…みたいな感じでね。マジでそれだけで作業時間が体感半分くらいになったから。そんでさ、メルオペ始めた時も「あ、これ、あの時のテンプレ術がそのまま使えるじゃん！」ってピンときて、マジでスムーズに仕事入れたんだよな。あのライブハウスでの経験がなかったら、メルオペでこんな自由時間、夢のまた夢だったかもしれねぇ。🎧 ガチ感謝だわ、あの先輩に！
じゃあ、具体的に「どうやって作るんだ？」って話なんだけど。まず、定型文を作る最初のステップはマジでシンプル。「よくある質問や状況を洗い出す」ことだ。例えば、お客さんからどんな問い合わせが多いか？「〇〇の件、どうなってますか？」みたいな進捗確認とか、こっちから送る定型的な連絡ってどんなパターンがあるか？ってのを、最初のうちマジで意識してみるのが超重要だと思うぜ！💥
で、次に、そのパターンごとに「挨拶」「本文」「締めの言葉」のセットを組むんだ。俺の例だと、こんな感じかな。
* 挨拶文のパターン例
* 「〇〇様」
* 「いつもお世話になっております、加納です。」
* 「お問い合わせありがとうございます、加納です。」
* 本文のパターン例
* 「お問い合わせいただいた件ですが、〇〇でございます。」
* 「お申込みの件、承知いたしました。詳細については〇〇をご確認ください。」
* 「現在、状況を確認中でございます。〇日までには改めてご連絡いたしますね。」
* 締め文のパターン例
* 「何卒よろしくお願い申し上げます。」
* 「ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。」
* 「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
こんな感じで、まずはマジでシンプルなセットをいくつか用意しておくのがポイントだ。そして、マジでマジで大事なのが「変数」って考え方！これは、お客さんの名前とか、日付とか、商品名とか、毎回変わる部分を「〇〇」とか「XX」って入れとくんだよ。例えば、「〇〇様、平素よりお世話になっております。」みたいにね。あとは、対応するメールに合わせて、その〇〇の部分だけをササッと書き換えるだけ。マジでこれだけで、キーボード叩く量が激減するから、マジでやってみてくれ！🔥
最初はコピペして使ってても全然問題ねぇ！そこからで全然OK。でも、慣れてきたら、自分が使いやすいようにちょっとずつカスタマイズしていくのがマジで賢いやり方だぜ。例えば、「お問い合わせありがとうございます！」の後に、お客さんの問い合わせ内容を一行だけ引用して、「〇〇の件ですね、承知いたしました。」って入れるとか、ちょっとした工夫ね。これだけで、相手に「あ、ちゃんと俺のメール、読んでくれてるじゃん」って伝わるから、マジで印象爆上がりするっしょ。全部テンプレのままだと、たまーに冷たい印象を与えちゃうこともあるから、そこはちょっとだけ意識しとくといいかもな。この「ちょっとした手書き感」「手直し感」が、マジで人間味が出てくるポイントなんだよ。
さらにヤバい応用編として、複数の定型文をブロックみたいに組み合わせて使うテクニックがあるんだぜ！⚡️ 例えば、お客さんから「〇〇の件と、XXの件について教えてください」って2つの質問が来たとするじゃん？ そしたら、「〇〇の件に関する回答テンプレ」と「XXの件に関する回答テンプレ」をマジで組み合わせて、間に「また、XXの件ですが～」みたいな接続詞をちょこっと加える、みたいなイメージなんだ。これ、まるでDJが複数の曲をクールに繋ぎ合わせる感覚に似てるんだよな。🎧 このワザができるようになると、どんな複雑なメールでも、定型文をベースにパパッとサバけるようになるから、もう最強だぜ！
俺はよく、深夜にメルオペの仕事してるんだけど、定型文のおかげで集中力がマジでハンパなく持続するんだよ。だってさ、いちいちゼロから文章考えてたら、脳みそがマジで疲れちゃうじゃん？ 定型文があれば、頭使うのは「どのテンプレ使うか」「どこをどう手直しするか」だけだから、深夜だろうとサクサク作業が進んでいくんだ。去年末、在宅で時給1400円の案件受けた時もさ、最初からこの定型文術をフル活用したから、マジでスムーズにこなせた。おかげで1週間くらいで業務にガッツリ慣れて、あとはもう自分のペースでガンガンさばけるようになったもんね。未経験スタートでも全然イケるじゃん！って確信した瞬間だったな。🔥
もちろん、定型文にもデメリットはゼロじゃない。さっきもちょろっと言ったけど、使いすぎると機械的になりがちだし、イレギュラーな質問とか、ガチで深い話には、テンプレだけじゃ対応しきれない場面も出てくる。
でも、そこがまた面白かったりするんだよ
